メールの送信ミスを防げ!


こんにちは。
世の中暗い話が多いですが、そんななかでも季節はすこしずつ変化してきていますね。

さて今日はメールの誤送信防止についてです。

個人情報の取り扱いには、たとえ過失であっても、ヒューマンエラーであっても許されない世相となっております。誤解を恐れずにいいますと、人のやることに100%ってありえないと思っていますが、失敗する確率は極力抑える仕組みを取り入れるに越したことはありません。
ということで、GSuiteをお使いの場合は簡単な仕組みがありますので、ぜひ取り入れてください。
まずひとつめは、メールの送信取り消しの時間設定です。
これはその名の通り、送信したメールを取り消せる設定です。ちなみに時間は最大30秒まで設定できます。
仕組みはよくわかりませんが、送信ボタンを押しても実は設定した時間までは送信されずに待機させてるんだろうなと思っています。
送信ボタンを押した直後に、「あ、添付忘れた」とか「ぁあ…違う佐藤さんに送ってしまった!」ってことないですか?
そういうときに役立つ設定です。※全国の佐藤様、すみません。

 ▼真ん中あたりの”送信取り消し”がそれです。

ふたつめは、chromeブラウザのウェブストアにアドオンのアプリがあって、その中に”Gmail送信前チェッカー”というのがあります。
それを追加すれば、送信前に”タイトル”、”送信先”、”添付ファイル”をそれぞれ確認する画面がでてきて、全部チェック終わってからじゃないと送信ボタンが表示されなくなります。

▲見慣れたブルーの”送信”ボタンが、アカの”確認”ボタンに変わります!

上記の2つを入れてもらえればかなりの確率で送信ミスは防げるんじゃないでしょうか。
あ、そうそう、添付ファイルには必ずパスワード設定もお忘れなく!

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